De praktijk wijst uit dat er vaak veel onduidelijkheid heerst bij de regeling voor doorlopend afwisselend gebruik van bestelauto’s. Deze regeling voorziet, onder voorwaarden, in de mogelijkheid af te zien van een bijtelling voor het privé gebruik van de bestelauto. Als de werkgever kan aantonen dat aan de voorwaarden voor toepassing van de regeling is voldaan, kan voor het privégebruik worden volstaan met een eindheffing van 300 euro per bestelauto per jaar. Deze eindheffing is eigenlijk loonheffing welke niet op de werknemer wordt verhaald.
Voorwaarden voor toepassing van de regeling
1. Het moet gaan om een bestelauto
De laadruimte moet een vaste, vlakke laadvloer hebben over de hele breedte en lengte van de laadruimte en in deze ruimte mogen geen zitplaatsen zijn. Dit is de hoofdregel; de Belastingdienst heeft meerdere specificaties beschreven waaraan een bestelauto verder moet voldoen. Het begrip “bestelauto” ligt hiermee in dezelfde lijn als bij de BPM.
2. De regeling geldt voor werknemers
3. De regeling geldt alleen als deze afwisselend gebruik maken van de bestelauto
Het steeds wisselen van de gebruiker hangt samen met de aard van de werkzaamheden (zie 4.) en maakt het lastig te bepalen aan wie een bestelauto voor privé doeleinden ter beschikking is gesteld.
Het gaat bij doorlopend afwisselend gebruik in de regel om het willekeurig gebruik van de bestelauto’s. Als er bijvoorbeeld vier bestelauto’s ter beschikking staan aan zeven werknemers die één van de bestelauto’s gebruiken op het moment deze beschikbaar is. Er is geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik op het moment de werknemer een eigen bestelauto heeft en deze ruilt met een collega. Dit laatste is wel een punt van aandacht, omdat wij in de praktijk zien dat dit vaak gebeurd en daarmee de regeling ten onrechte wordt toe gepast.
Op het moment er twee werknemers werkzaam zijn en er zijn twee bestelauto’s kan de regeling ook niet op gaan.
4. Afwisselend gebruik van de bestelauto komt voort uit de aard van het werk
Het is aan de werkgever om dit aan te tonen; dit kan middels urenregistratie of een dienstrooster.
5. De regeling geldt voor de Directeur Grootaandeelhouder (DGA) en werknemers (niet voor ondernemers met een V.o.f. of eenmanszaak).
De regeling biedt mogelijkheden, maar het is wel van belang de spelregels juist te hanteren om deze goed te kunnen en mogen toepassen. Onderstaand hiervan een voorbeeld:
Een industrieel uitzendbureau stelde meerdere bestelauto’s aan werknemers ter beschikking. Het bureau had voor de bestelauto’s € 300 per bestelauto per jaar aan eindheffing afgedragen. Naar aanleiding van een boekenonderzoek nam de inspecteur echter het standpunt in dat geen sprake was van doorlopend afwisselend gebruik.
Rechtbank Den Haag oordeelt dat het uitzendbureau het doorlopend afwisselend gebruik door meerdere werknemers niet aannemelijk heeft gemaakt. De rittenregistraties wijzen namelijk niet op zulk gebruik. Het uitzendbureau heeft ook geen andere bewijsstukken ingezonden waaruit wél blijkt dat aan de voorwaarden is voldaan. Het uitzendbureau heeft daarom terecht een naheffingsaanslag plus een vergrijpboete van 25% opgelegd gekregen.
Alternatieven bij het gebruik (en ter beschikking stellen) van (bestel)auto’s
1. Bestelauto kan naar aard en inrichting niet privé worden gebruikt en is uitsluitend geschikt voor zakelijk gebruik (veelal in overleg met de Belastingdienst).
2. Sluitende kilometeradministratie waaruit blijkt dat er 500 km< op jaarbasis privé wordt gereden. Indien werknemer hiervoor een verklaring “geen privé gebruik auto” aanvraagt, is deze ook verantwoordelijk voor de juistheid van de administratie. Indien er geen verklaring is aangevraagd zal de werkgever hierop worden aangesproken.
3. Een schriftelijk verbod om de bestelauto privé te gebruiken, welke is ondertekent door werkgever en werknemer.
4. Bestelauto kan buiten werktijd niet worden gebuikt (achter slot en grendel/achter het hek).
5. Er dient een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik aangevraagd te worden.
Mocht het bovenstaande aanleiding zijn voor vragen, dan horen wij dit graag van u. U kunt hiervoor contact met ons opnemen.